タスク管理が苦手だった私がNotionで変われた理由とその使い方

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かつての私は、タスク管理にどこか苦手意識を持っていました。

ツールを導入してみても、使いこなせず、気がつけばメモややることリストが散らばっている状態だったのです。

「もう少しうまく整理できたら、もっとスムーズに動けるのに」と感じる日々が続いていました。

そういったときに見つけたのが「Notion」という生成AIツールでした。

最初はこのツールを使っても、問題を解決できないと考えていたのですが、実際に導入するとさまざまな部分で変化が生まれたのです。

そんなNotionを使ってできることや、私が実践したタスク管理の方法などについて解説します。

Notionとはどんなツール？

最初にNotionがどういったツールなのか確認していきましょう。

Notionはオールイワンの生産性向上AIツール

Notionは、一言で説明するならばオールインワンの生産性向上ツールです。

参考：プロジェクト機能をすべてつなげたワークスペース | Notion (ノーション)

Notionは1つのツールでさまざまな問題解決につながるツールで、毎日の生活に大きな変化が起きました。

※画像はサンプルです。

具体的にNotionは下記のような特徴があります。

• タスク管理: タスクやプロジェクトを管理するためのツールを提供します。リスト形式やカンバンボード形式で進捗を追跡可能。
• ノート作成: 個人のメモからプロジェクトチーム用の詳細なドキュメントまで、柔軟にノートを作成できます。
• データベース機能: 表、リスト、カレンダーなどを活用してデータを整理。フィルタリングやタグ付け機能も充実。
• コラボレーション: チームメンバーとリアルタイムで共同編集可能。コメント機能やアクセス権限の設定も簡単。
• カスタマイズ性: ユーザーが自身のワークフローやスタイルに合わせてページを自由にデザインできる。

このようにNotionは、タスク管理、ドキュメント作成、チームコラボレーション、データ整理など、複数のツールを一つに統合したプラットフォームです。

タスク管理に関して、NotebookLMもよく活用されているAIツールです。

その中で、サイトやドキュメントを使ってAIポッドキャストが生成できる機能について下記で解説しています。

私が実践しているNotionの具体的な活用方法

Notionを導入することで、タスク管理を中心としたさまざまな課題が解決できたと紹介しました。

では、私が実際にどのようにNotionを活用しているのか紹介します。

1日の見通しを立てる「デイリーログ」

Notionは、その日に取り組むタスクや予定を書き出すのにおすすめです。

いままではタスクや予定を書き出していたもの、どこか1日の流れをうまく把握することができませんでした。

Notionは「重要度」や「期限」などを意識しながら整理することが可能なため、1日の流れを明確に把握することができるようになったのです。

定着につながる「週次レビュー」

Notionを導入後、週末に1週間の行動や成果を振り返る「週次レビュー」を実施しています。

自分が1週間どの程度頑張れたのか、頑張れなかったのかを把握することができるわけです。

Notionに記録されたタスクの完了状況を確認しながら、達成できた理由やできなかった要因を振り返ることで、次週の改善につなげています。

この習慣が、自己管理力の向上に非常に役立っています。

全体把握を可能にする「ボードビュー」活用

仕事をしていて困るのが、自分が関わっている業務全体や複数のプロジェクト管理です。

※画像ははサンプルです

いままで、「もっとわかりやすく全体を把握したい」と考えていたものの、なかなか最適なツールを見つけることができませんでした。

Notionを導入したことで、業務全体や複数のプロジェクトを管理する際は、カンバン方式の「ボードビュー」を活用しています。

「未着手」「進行中」「完了」といったステータスごとにタスクを可視化することで、進捗状況が一目で把握でき、優先順位の判断がしやすなりました。

Notionを使って実感した3つのメリット

私が実践しているNotionの活用術を紹介しましたが、Notionを使って実感したメリットを3つにまとめてみました。

Notionを導入するか検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

自由度の高さによる柔軟な設計と豊富なテンプレート

自分の業務スタイルや思考に合わせて自由に設計できる点は、他のツールにはない大きな魅力です。

さまざまなテンプレートが用意されているので、Notionを導入するときにとてもスムーズに感じました。

視覚的な整理が可能

リスト形式だけでなく、カレンダーやボードビューなど、状況に応じた表示形式を選べるため、タスク全体を把握しやすくなります。

状況に応じて表示形式を変えられるので、とても見やすいと感じました。

情報を一元管理できる

タスク管理だけでなく、メモや会議記録、アイデアのメモなども同じ場所にまとめられるため、情報の分散を防げます。

ついつい情報が散らばってしまって、どこに書いたのかわからない、という問題も解決できました。

タスク管理を継続するための工夫

私がNotionの使い方を考えた上で大切だと感じたのは、下記の3つのポイントです。

• 完璧を目指さない
• 習慣化する仕組みをつくる
• 振り返りの時間を確保する

Notionの柔軟性のあるシステムを活用した結果、タスク管理をする上で完璧を目指すのはやめようと感じました。

いままではきっちりと情報をまとめようとしすぎたり、最初からすべての情報を取り込もうとして疲れてしまっていたようです。

しかし、そういった中でもタスク管理を習慣化する仕組みをつくることは大事だと感じています。

毎日の記録タイミングを決めたり、リマインダーを活用すれば、習慣化は難しくありませんでした。

そして、こういったタスク管理は定期的に振り返りの時間を確保し、自分の行動を見つめ直すことが大事だと思っています。

Notionはとても便利なツールなので、そういった気持ちの余裕が生まれたのかもしれません。

まとめ

Notionは、タスク管理に悩んでいた私にとって「継続できる仕組み」を提供してくれたツールです。

決まった型に縛られず、自分に合ったスタイルで管理できるため、苦手意識がある方にもぜひおすすめしたいと感じています。

これからタスク管理を見直したいと考えている方は、Notionを活用してシンプルな形から始めていましょう！

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