結論を先に
タスク管理にずっと苦手意識があった私が、オールインワンの生産性向上ツール「Notion」を使い始めて変わりました。
その日の予定を書き出す「デイリーログ」、週末に振り返る「週次レビュー」、複数プロジェクトを俯瞰する「ボードビュー」の3つの使い方を組み合わせることで、無理なく続けられる仕組みが手に入りました。
この記事でわかること
- Notionがどんな特徴を持つツールなのか
- 私が実際に実践しているNotionの活用方法（デイリーログ・週次レビュー・ボードビュー）
- Notionを使って実感した3つのメリット
- タスク管理を無理なく継続するための工夫
かつての私は、タスク管理にどこか苦手意識を持っていました。
ツールを導入してみても、使いこなせず、気がつけばメモややることリストが散らばっている状態だったのです。
「もう少しうまく整理できたら、もっとスムーズに動けるのに」と感じる日々が続いていました。
そういったときに見つけたのが「Notion」というオールインワンの生産性向上ツールでした。
最初はこのツールを使っても、問題を解決できないと考えていたのですが、実際に導入するとさまざまな部分で変化が生まれたのです。
そんなNotionを使ってできることや、私が実践したタスク管理の方法などについて解説します。
Notionとはどんなツール？
最初にNotionがどういったツールなのか確認していきましょう。
Notionはオールインワンの生産性向上AIツール
Notionは、一言で説明するならばオールインワンの生産性向上ツールです。
参考：Notion公式サイト
Notionは1つのツールでさまざまな問題解決につながるツールで、毎日の生活に大きな変化が起きました。
具体的にNotionは下記のような特徴があります。
- ノート作成：個人のメモからプロジェクトチーム用の詳細なドキュメントまで、柔軟にノートを作成できます。
- データベース機能：表、リスト、カレンダーなどを活用してデータを整理。フィルタリングやタグ付け機能も充実。
- コラボレーション：チームメンバーとリアルタイムで共同編集可能。コメント機能やアクセス権限の設定も簡単。
- カスタマイズ性：ユーザーが自身のワークフローやスタイルに合わせてページを自由にデザインできる。
このようにNotionは、タスク管理、ドキュメント作成、チームコラボレーション、データ整理など、複数のツールを一つに統合したプラットフォームです。
タスク管理に関して、NotebookLMもよく活用されているAIツールです。サイトやドキュメントを使ってAIポッドキャストが生成できる機能について、下記の記事で解説しています。
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【体験レポート】NotebookLMのAIポッドキャスト機能を徹底レビュー！使い方から感じた可能性まで
「日頃からポッドキャストを聞いているけど、あんなラジオみたいなものを生成AIで作りたい」 このようなことを考えたことはありませんか？ 生成AIは文章だけでなく、画像や音声なども生成できるツールですが、 ...
私が実践しているNotionの具体的な活用方法
では、私が実際にどのようにNotionを活用しているのか紹介します。
1日の見通しを立てる「デイリーログ」
Notionは、その日に取り組むタスクや予定を書き出すのにおすすめです。
いままではタスクや予定を書き出していたもの、どこか1日の流れをうまく把握することができませんでした。
Notionは「重要度」や「期限」などを意識しながら整理することが可能なため、1日の流れを明確に把握することができるようになったのです。
定着につながる「週次レビュー」
Notionを導入後、週末に1週間の行動や成果を振り返る「週次レビュー」を実施しています。
自分が1週間どの程度頑張れたのか、頑張れなかったのかを把握することができるわけです。
Notionに記録されたタスクの完了状況を確認しながら、達成できた理由やできなかった要因を振り返ることで、次週の改善につなげています。
この習慣が、自己管理力の向上に非常に役立っています。
全体把握を可能にする「ボードビュー」活用
仕事をしていて困るのが、自分が関わっている業務全体や複数のプロジェクト管理です。
いままで、「もっとわかりやすく全体を把握したい」と考えていたものの、なかなか最適なツールを見つけることができませんでした。
Notionを導入したことで、業務全体や複数のプロジェクトを管理する際は、カンバン方式の「ボードビュー」を活用しています。
「未着手」「進行中」「完了」といったステータスごとにタスクを可視化することで、進捗状況が一目で把握でき、優先順位の判断がしやすくなりました。
Notionを使って実感した3つのメリット
私が実践しているNotionの活用術を紹介しましたが、Notionを使って実感したメリットを3つにまとめてみました。
Notionを導入するか検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
自由度の高さによる柔軟な設計と豊富なテンプレート
自分の業務スタイルや思考に合わせて自由に設計できる点は、他のツールにはない大きな魅力です。
さまざまなテンプレートが用意されているので、Notionを導入するときにとてもスムーズに感じました。
視覚的な整理が可能
リスト形式だけでなく、カレンダーやボードビューなど、状況に応じた表示形式を選べるため、タスク全体を把握しやすくなります。
状況に応じて表示形式を変えられるので、とても見やすいと感じました。
情報を一元管理できる
タスク管理だけでなく、メモや会議記録、アイデアのメモなども同じ場所にまとめられるため、情報を探す手間が減りました。
複数のツールを行き来する必要がなくなったのは、想像以上に大きな変化でした。
タスク管理を継続するための工夫
ここまで便利な機能を紹介してきましたが、正直なところ、最初から完璧に使いこなせていたわけではありません。
しかし、そういった中でもタスク管理を習慣化する仕組みをつくることは大事だと感じています。
毎日の記録タイミングを決めたり、リマインダーを活用すれば、習慣化は難しくありませんでした。
そして、こういったタスク管理は定期的に振り返りの時間を確保し、自分の行動を見つめ直すことが大事だと思っています。
Notionはとても便利なツールなので、そういった気持ちの余裕が生まれたのかもしれません。
この記事のまとめ
- Notionは、タスク管理・ドキュメント作成・チームコラボレーション・データ整理を1つに統合したオールインワンツール
- 「デイリーログ」「週次レビュー」「ボードビュー」の3つを組み合わせることで、無理なく継続できる仕組みが作れる
- 自由度の高さ、視覚的な整理のしやすさ、情報の一元管理という3つのメリットを実感
- 決まった型に縛られず、自分に合ったスタイルで管理できるため、タスク管理に苦手意識がある方にもおすすめ
この記事を書いてからしばらく経ちますが、デイリーログと週次レビューの習慣は今も続いています。ツールを変えたから続いたというより、「型に縛られず、自分のやり方に合わせて調整し続けられた」ことが継続の一番の理由だったと、今振り返って感じています。
Notionとはどんなツールですか？
ノート作成、データベース管理、チームでの共同編集などを1つのワークスペースにまとめられるオールインワンの生産性向上ツールです。タスク管理、ドキュメント作成、情報整理を1つのプラットフォームで完結できます。
タスク管理が苦手な人でもNotionは使いこなせますか？
決まった型に縛られず自分に合ったスタイルで管理できるため、他のツールで挫折した経験がある人にもおすすめです。テンプレートも豊富に用意されているので、ゼロから設計しなくても始めやすくなっています。
Notionを使ったタスク管理のコツは何ですか？
その日の予定を書き出す「デイリーログ」、週末に1週間を振り返る「週次レビュー」、複数プロジェクトを俯瞰する「ボードビュー」の3つを組み合わせると、タスク管理を無理なく習慣化しやすくなります。
Notionを使って実感したメリットは何ですか？
自分の業務スタイルに合わせて自由に設計できる柔軟性、カレンダーやボードビューなど状況に応じて表示形式を切り替えられる視覚的な整理のしやすさ、メモや会議記録もまとめて管理できる一元管理のしやすさの3点です。
出典
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